Nel settore agricolo come in quello imprenditoriale in genere, diverse realtà trattano dati esclusivamente per finalità di ordine amministrativo e contabile (gestione di ordinativi, buste paga e di ordinaria corrispondenza con clienti, fornitori, realtà esterne di supporto anche in outsourcing, dipendenti); spesso, ciò accade in relazione a informazioni che non hanno carattere sensibile o giudiziario.
Solo per tali situazioni, il Garante ha ritenuto opportuno procedere ad una vera e propria semplificazione della informativa sulla privacy e delle modalità di comunicazione. Stante il rilievo per le aziende, si è ritenuto opportuno approfondire il tema analizzando singolarmente i vari punti della questione.
1) Il consenso: non è necessario quando:
a) il trattamento dei dati in ambito privato è svolto per adempiere a obblighi contrattuali o normativi o, comunque, per ordinarie finalità amministrative e contabili;
b) i dati trattati provengono da pubblici registri ed elenchi pubblici conoscibili da chiunque o sono relativi allo svolgimento di attività economiche dell’interessato.

Sempre secondo il provvedimento del Garante, il titolare del trattamento che abbia già venduto un prodotto o prestato un servizio a un interessato, potrà utilizzare i recapiti di posta elettronica e cartacea forniti, per inviare ulteriore suo materiale pubblicitario. In particolare il Garante dispone che, in applicazione del principio del bilanciamento degli interessi (art. 24, comma 1, lett. g), i titolari del trattamento in ambito privato che hanno venduto un prodotto o prestato un servizio, nel quadro del perseguimento di ordinarie finalità amministrative e contabili, possono utilizzare senza il consenso i recapiti (oltre che di posta elettronica come già previsto per legge) di posta cartacea forniti dall’interessato, ai fini dell’invio diretto di proprio materiale pubblicitario o di propria vendita diretta o per il compimento di proprie ricerche di mercato o di comunicazione commerciale a condizione che:
a) tale attività promozionale riguardi beni e servizi del medesimo titolare e analoghi a quelli oggetto della vendita;
b) l’interessato, al momento della raccolta e in occasione dell’invio di ogni comunicazione effettuata per le menzionate finalità, sia informato della possibilità di opporsi in ogni momento al trattamento, in maniera agevole e gratuitamente, anche mediante l’utilizzo della posta elettronica o del fax o del telefono e di ottenere un immediato riscontro che confermi l’interruzione di tale trattamento;
c) l’interessato medesimo, così adeguatamente informato già prima dell’instaurazione del rapporto, non si opponga a tale uso, inizialmente o in occasione di successive comunicazioni;
2) L’informativa: nel caso di privati e piccole imprese che trattino dati relativamente allo svolgimento di correnti finalità amministrative e contabili, anche in relazione all’adempimento di obblighi contrattuali, precontrattuali o normativi, l’informativa potrà essere semplificata sulla base delle seguenti indicazioni emanate dal Garante; in particolare detti soggetti possono:
a) fornire un’unica informativa per il complesso dei trattamenti, anziché per singoli aspetti del rapporto con gli interessati;
b) fornire a questi ultimi una ricostruzione organica dei trattamenti e con linguaggio semplice, senza frammentarla o reiterarla inutilmente;
c) indicare le informazioni essenziali in un quadro adeguato di lealtà e correttezza;
d) redigere, per quanto possibile, una prima informativa breve. All’interessato, anche oralmente, andrebbero indicate sinteticamente alcune prime notizie chiarendo subito, con immediatezza, le principali caratteristiche del trattamento. In linea di massima l’informativa breve, quando è scritta, può avere la seguente formulazione:
“I SUOI DATI PERSONALI – Utilizziamo -anche tramite collaboratori esterni- i dati che la riguardano esclusivamente per nostre finalità amministrative e contabili, anche quando li comunichiamo a terzi. Informazioni dettagliate, anche in ordine al suo diritto di accesso e agli altri suoi diritti, sono riportate su…”;
e) per l’informativa, specie per quella breve, si possono utilizzare gli spazi utili nel materiale cartaceo e nella corrispondenza che si impiegano già, ordinariamente, per finalità amministrative e contabili;
f) l’informativa breve può rinviare a un testo più articolato, disponibile agevolmente senza oneri per gli interessati, in luoghi e con modalità facilmente accessibili anche con strumenti informatici e telematici (in particolare, tramite reti Intranet o siti Internet, affissioni in bacheche o locali, avvisi e cartelli agli sportelli per la clientela, messaggi pre-registrati disponibili digitando un numero telefonico gratuito). Anche questa più ampia informativa deve essere improntata a correttezza, tenendo conto di possibili modifiche del trattamento, ed essere basata su espressioni sintetiche, chiare e comprensibili. Le notizie da indicare per legge (art. 13, comma 1) devono essere aggiornate, specificando la data dell’ultimo aggiornamento;
g) è possibile non inserire nell’informativa più articolata gli elementi noti all’interessato. E’ opportuno omettere riferimenti meramente burocratici o circostanze ovvie, per esempio quando alcune informazioni, compresi gli estremi identificativi del titolare, risultano da altre parti del documento in cui è presente l’informativa.
h) è opportuno che l’informativa più articolata sia basata su uno schema tendenzialmente uniforme per il settore di attività del titolare del trattamento;

 i) è invece necessario fornire un’informativa specifica o ad hoc quando il trattamento ha caratteristiche del tutto particolari perché coinvolge, ad esempio, peculiari informazioni (es. dati genetici) o prevede forme inusuali di utilizzazione di dati, specie sensibili, rispetto alle ordinarie esigenze amministrative e contabili, o può comportare rischi specifici per gli interessati (ad esempio, rispetto a determinate forme di uso di dati biometrici o di controllo delle attività dei lavoratori).